Wenn ihr Dorfbuchladen e. V. beitretet, speichern wir folgende Daten in unserer Mitgliederverwaltung:
- Name und Adresse. Dorthint senden wir Nachfragen oder Mahnungen, wenn irgendwas mit den Beiträgen nicht klappt und der Kontakt über Email und Telefon nicht zustande kommt.
- Email-Adresse und optional die Telefonnummer: Diese Daten sind wichtig, um in Kontakt treten zu können. Einladungen zu Mitgliederversammlungen werden per Email versendet.
- Wenn ihr euch für Beitragszahlung per Lastschriftmandat entschieden habt (wofür euch unser Kassenwart dankbar ist), speichen wir eure Bankverbindung für den Einzug.
- Die Höhe eures Beitrags und den Zahlungsrhythmus; das dient ebenfalls der Beitragsverwaltung.
- Die Art der Mitgliedschaft, um zwischen ordentlichen und Fördermitgliedern zu unterscheiden.
Wenn ihr austretet, bleiben die Stammdaten zunächst für zwei Jahre gespeichert, um bei Rückfragen Auskunft geben zu können. Danach werden sie gesperrt und für insgesamt zehn volle Kalenderjahre aufbewahrt. Letzteres müssen wir wegen gesetzlicher Auflagen tun (etwa bei einer Steuerprüfung).
Eure Beitragserklärung (und ggf. Austrittserklärung) wird ebenfalls aufbewahrt und ggf. zehn Kalenderjahre nach einem Austritt vernichtet.
Wenn ihr euch für Bankeinzug entschieden habt, übertragen wir die dazu nötigen Daten an unsere Bank. Andere Übertragungen finden nicht statt.
Verantwortlich für die Verarbeitung ist der Vorstand, erreichbar unter
Dorfleben Kaufungen e. V.
Mittelstraße 10
34260 Kaufungen
E-Mail: info@dorfleben-kaufungen.de
Bei Fragen und Beschwerden bezüglich unserer Datenverarbeitung könnt euch immer gern an die oben genannte Stelle wenden. Da nur der Vorstand (max. 5 Personen) die personenbezogenen Daten verarbeitet, haben wir keine Datenschutzbeauftragte. Das wäre erst ab 20 Personen, welche mit der Datenverarbeitung befasst sind, nötig.
Rechtsgrundlagen der Verarbeitungen sind
- Für E-Mail und Telefonnummer eure (durch die Angabe ausgedrückte) Einwilligung nach Art. 6 (1) Lit. a DSGVO
- Für die zehnjährige Aufbewahrung die gesetzliche Verpflichtung nach Art. 6 (1) Lit c DSGVO.
- Für alles andere euer Beitritt (»Erfüllung eines Vertrags« nach Art. 6 (1) Lit. b DSGVO)
Ihr könnt jederzeit Auskunft über die von uns über euch gespeicherten Daten verlangen. Wir möchten dabei sicherstellen, dass wir eure Daten nicht an Dritte geben. Daher werden wir die Auskunft nur an die bei uns hinterlegte Adresse schicken.
Ihr könnt Daten, die wir mit eurer Einwilligung speichern, jederzeit löschen lassen. Dazu genügt eine formlose Erklärung. Alle anderen Daten können wir aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen auf eurenAntrag hin allenfalls für weitere Nutzung durch uns sperren; das setzt aber einen Austritt voraus.
Ihr habt ein Beschwerderecht bei unserer Aufsichtsbehörde, dem hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit, Postfach 3163, 65021 Wiesbaden. Allerdings wäre es hilfreich, wenn ihr erstmal versuchen würdet, euer Anliegen mit uns zu klären.